Subnavigatie

FAQ

Herstel van documenten + NAW gegevens

Alle gegevens en Poortwachter documenten zijn overgekomen uit Promis. Wij zijn druk bezig deze op de juiste plek in het dossier neer te zetten en zichtbaar te maken. Mochten bepaalde documenten nog niet zichtbaar zijn, wees gerust, wij zijn ermee bezig.

Afdeling algemeen

Met het exporteren en importeren van alle gegevens zijn een aantal medewerkers niet onder een afdeling komen te hangen. Voor deze medewerkers heeft Visma automatisch een afdeling algemeen aangemaakt. Hoe nu verder?

Gebruik hiervoor de handleiding “werkwijze verplaatsen medewerkers” op onze website of vanuit het FAQ in het werkgeverportaal.

Hoe voeg ik een notitie toe in een dossier?

Wens je een een notitie toe te voegen aan het dossier van de medewerker? In het dossier is een “dossier” hier zie je bovenin een aantal blauwe knoppen, kies voor de knop cockpit.

Via de cockpit kun je een notitie toevoegen. Kies als volgt:

  • Notitiesoort > Notitie werkgever
  • Dossierindeling > Communicatie en notities
  • Notitie sjabloon> Bericht op Vraag

Na het aanmaken van de notitie kies je voor opslaan en sluiten.

Heeft een medewerker een nieuw dienstverband?

Voeg geen contractregel toe in het vorige dienstverband, maar voeg een heel nieuw dienstverband toe.

Einddatum contract

De einddatum dat je invult is een tot datum.

Herstelmelding in ERD

Is een medewerker langer dan 3 maanden geleden uit dienst gegaan? Stuur de herstelmelding door naar jouw contactpersoon bij keesz. Wij zorgen dat het dossier wordt gesloten. Deze werkwijze is tijdelijk, want op termijn kun je zelf weer herstelmelding doen.

Waar staan de Excelsheets voor de import op jullie website?

Deze vind je op www.keesz.com/visma/visma-inrichten

Wanneer kan ik medewerkers importeren?

Importeren van medewerkers kan op elk gewenst moment worden gedaan door een gebruiker met de rol van HR. 

Is de import van medewerkers een proces dat regelmatig herhaald moet worden?

Om jullie personeelsbestand in Visma actueel te houden, adviseren wij om de import regelmatig bij te werken en opnieuw te uploaden. Dit kan eenvoudig door eerst een export te draaien uit Visma, vervolgens deze aan te passen en opnieuw te uploaden. Het systeem herkent dubbelingen, dus je hoeft geen rekening te houden met medewerkers die al in het systeem staan. Tip: bij het importeren kies altijd voor ‘simuleer’ import, om te kijken of de import goed wordt overgenomen in het systeem. Is dat het geval? Dan kunt u de import definitief uploaden.

Is een acceptatieomgeving beschikbaar waar in je kunt oefenen met importeren bijvoorbeeld?

Wanneer u de import gaat uploaden in Visma, dan is er een optie om te kiezen voor ‘Simuleer Import’. Dan wordt de import als het ware getest en ontvangt je na een aantal seconden bericht of er foutmeldingen zijn geconstateerd in de import. Is dat het geval en snapt je niet waar de fout in zit? Neem dan rechtstreeks contact op met Visma op 0548-727030.

Waar kan ik de importsheets downloaden?

De importsheets kunnen worden gedownload op www.keesz.com/visma/visma-inrichten

Als je een totaalbestand van alle medewerkers aanlevert, levert dit geen knelpunten op met dubbelingen vanuit de dossiers die worden overgezet vanuit Promis?

Dubbelingen worden door het systeem herkend en eruit gehaald. Als werkgever kan je dus het gehele personeelsbestand importeren in Visma. Het systeem herkent de medewerkers die ziek zijn gemeld, of ziek zijn geweest (en daardoor al in Visma staan, omdat die vanuit Promis zijn overgezet) en ontdubbelt automatisch. Je hoeft daar dus geen rekening mee te houden.

Zijn er meerdere beheerders mogelijk?

Ja, je kunt meerdere gebruikers tot beheerder maken. Eind april ontvangt degene die je hebt doorgegeven aan ons een inlog met de rol van beheerder. Daarna kan deze persoon ook collega gebruikers aanmaken en rollen toekennen.

Bij ons is de beheerder ook HR, geeft dat geen problemen met de rollen?

Nee, dat is geen enkel probleem. Een gebruiker kan meerdere rollen hebben.

Zijn onze teamleiders gekoppeld aan de teams zoals wij hebben aangegeven in Promis? Of moet ik dit opnieuw inregelen?                                                                                                               

De beheerder van jouw organisatie kan rollen toekennen. Leidinggevenden geef je de rol van Casemanager. Deze leidinggevenden moeten inderdaad door jullie worden toegevoegd in Visma. Op dat moment ontvangen zij hun inlog. Het toevoegen kan handmatig of middels een importsheet. Dit excel bestand is te downloaden via www.keesz.com/visma/visma-inrichten en heet ‘users’.

Is er een koppeling mogelijk met ons HR systeem?  

Visma Verzuim is te koppelen met diverse HR pakketten. Mocht je willen onderzoeken welke mogelijkheden er zijn tot koppelen met jouw systeem, neem dan contact op via visma@keesz.com. Wij zullen dan een afspraak met je maken om de mogelijkheden te bespreken.

Is er een beschrijving welke functies/toegangsrechten behoren tot welke gebruikersrol?

Ja, deze beschrijving vindt je op www.keesz.com/visma/visma-inrichten in het document ‘Rollen & Autorisaties’.